5 Tipps für die Durchführung des bestmöglichen virtuellen Meetings

24 Aug

Moderne Technologie soll die Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern vereinfachen. Virtuelle Meetings sind dafür bestens geeignet, wenn man die richtige Herangehensweise wählt. Während meiner Arbeit bei TeamViewer halte ich jeden Tag regelmäßig virtuelle Meetings ab, so dass ich mittlerweile die besten Wege für die Durchführung dieser Meetings gelernt habe.

Basierend auf diesen Erfahrungen gebe ich euch also ein paar Tipps für das bestmögliche virtuelle Meeting:

 

  • Seid vorbereitet, auch auf Unerwartetes: Natürlich wäre es ideal, wenn man auf jede unerwartete Situation vorbereitet sein könnte – Tatsache ist aber, dass dies nur selten der Fall ist. Verschwendet also nicht zu viel Zeit damit, euch Sorgen um unvorhersehbare Probleme zu machen, sondern kommt einfach so gut vorbereitet wie möglich zu eurem Meeting. Wenn beispielsweise ein technisches Hindernis während der Diskussion über eine Marketing-Kampagne auftaucht, dann verschiebt ihr die Diskussion über das technische Problem und konzentriert euch auf das, was ihr ursprünglich besprechen wolltet. Die technische Angelegenheit kann zu einem späteren Zeitpunkt mit den richtigen Ansprechpartnern geklärt werden. Online Meetings ermöglichen die Zusammenarbeit von verschiedenen Personengruppen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Dadurch können Effizienz und Produktivität gesteigert werden, und eure Technologie sollte das auch unterstützen.

 

  • Steckt euch ein Ziel für das Meeting (und haltet euch daran!): Sagt unnötige Meetings ab und fasst mehrere kleinere Meetings nach Möglichkeit zusammen. Online Meetings sollen euren Tagesablauf ergänzen und euch und eurem Team dabei helfen, fokussiert zu bleiben und eure Aufgabe nicht aus den Augen zu verlieren. Sie sollen kein Eintrag auf eurer täglichen ToDo-Liste sein, den ihr einfach abhakt – Meetings sollen zu eurer Produktivität beitragen und diese nicht beeinträchtigen. Mit anderen Worten: Ziel sollte es sein, dass ihr mit jedem Meeting Fortschritte macht. Mit der richtigen Technologie seid ihr in der Lage, beispielsweise eine kurze Chat-Nachricht zu schicken und die Bedeutung und die wesentlichen Ziele eines Meetings im Vorfeld zu besprechen.

 

  • Haltet es kurz: Versucht eure Online Meetings so einzurichten, dass sie nicht länger als 30 Minuten dauern und trotzdem jedem Teilnehmer genug Gelegenheit geben, sich zu beteiligen. Die Verwendung von Technologie, die euch einen Überblick über die allgemeine Verfügbarkeit eurer Teilnehmer gibt, vereinfacht den Prozess für euch.

 

  • Habt alles an einem Ort: Die heutige Technologie ermöglicht Screensharing, digitale White Boards und noch viel mehr, so dass alle Teilnehmer während eines Meetings Dateien übertragen, miteinander interagieren und sich einbringen können. Die Chat-Funktionen auch über den Tag hinweg zu verwenden, fördert die Zusammenarbeit zwischen den Meetings und verringert das Hin-und-Her per E-Mail. Ein einzelnes Tool zu haben, das all diese Bedürfnisse erfüllt und vereint, vereinfacht den Zugang zu Dokumenten und Informationen.

 

 

  • Zusammenfassen und weiterverfolgen: Beendet nicht einfach euer Meeting, sondern fasst die wichtigsten Erkenntnisse noch einmal zusammen und definiert die nächsten Schritte. Verteilt To-Dos an das Team und sorgt dafür, dass diese auch beim nächsten Mal wieder verfügbar sind – sie liefern beim nächsten Mal einen guten Einstieg in das Online Meeting.
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